YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT
Yhtiökokouskutsu
Tilinpäätös ja toimintakertomus 2023 sekä tilintarkastuskertomus
Aspon Vuosi 2023 -julkaisu
Aspon hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle
Aspon osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ehdotukset yhtiökokoukselle
Palkitsemispolitiikka
Palkitsemisraportti 2023
Hallitukseen ehdolla olevat henkilöt
Ennakkoäänestys ja -ilmoittautumislomake (PDF)
Valtakirjamalli (PDF)
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys alkavat 21.3.2024 klo 10.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja halutessaan äänestää ennakkoon viimeistään 5.4.2024 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja mahdollisten ennakkoäänten on oltava perillä. Ennakkoäänestyksen ohjeet on esitetty jäljempänä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua seuraavilla tavoilla:
a) Alla olevan linkin kautta
Sähköinen ilmoittautuminen edellyttää henkilöomistajalta vahvaa sähköistä tunnistautumista. Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön internetsivujen kautta palveluun, hänet ohjataan sähköiseen tunnistautumiseen. Tämän jälkeen osakkeenomistaja voi yhdellä istunnolla ilmoittautua yhtiökokoukseen, valtuuttaa toisen ja ennakkoäänestää. Vahva sähköinen tunnistautuminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Tällöin yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistautumista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
b) Postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Aspo Oyj, PL 1110, 00101 Helsinkic) Sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.com.
Ennakkoäänestys ja ilmoittautumislomake
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika/henkilötunnus tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen valtuutetun asiamiehen, lakimääräisen edustajan tai avustajan nimi ja syntymäaika/henkilötunnus. Osakkeenomistajien Aspo Oyj:lle tai Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Lisätietoja Aspo Oyj:n henkilötietojen käsittelystä on saatavilla Aspo Oyj:n varsinaista yhtiökokousta koskevasta tietosuojaselosteesta, joka on saatavilla osoitteessa www.aspo.com/yhtiokokous.
Osakkeenomistajan sekä tämän mahdollisen valtuutetun asiamiehen, lakimääräisen edustajan tai avustajan on kokouspaikalla pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustamisoikeutensa.
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Henkilöomistajat voivat valtuuttaa asiamiehen sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä yhtiön internetsivuilla. Muissa tapauksissa tulee käyttää valtakirjaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Aspo Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.com ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
Yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa. Yhteisö valtuuttaa tällöin nimeämänsä asiamiehen Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistautuminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.
Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili tai osakesäästötili, voivat myös äänestää ennakkoon 21.3.2024 klo 10.00 ja 5.4.2024 klo 16.00 välisenä aikana yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien 7-20 osalta.
Ennakkoäänestäminen voi tapahtua seuraavilla tavoilla:
a) Alla olevan linkin kautta
Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön internetsivujen kautta palveluun, hänet ohjataan sähköiseen tunnistautumiseen. Vahva sähköinen tunnistautuminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Tällöin yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ennakkoäänestäminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistautumista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
b) Postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Aspo Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki
c) Sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.com.
Osakkeenomistajan mahdollisen lakimääräisen edustajan tai valtuutetun asiamiehen on ennakkoäänestyslomakkeen toimittamisen yhteydessä esitettävä päivätty valtakirja tai muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Ennakkoon äänestänyt osakkeenomistaja ei voi käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta, vaatia äänestystä tai äänestää mahdollisesta vastaehdotuksesta, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.
Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.aspo.com/yhtiokokous.
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 2.4.2024. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 9.4.2024 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.
Yhtiökokousta on mahdollista seurata verkkolähetyksen välityksellä osoitteessa aspo.com/yhtiokokous. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajan oikeuksien käyttämisenä.
Yhtiökokouksen kokouskielenä on suomi.
Yhtiökokousta on mahdollista seurata verkkolähetyksen välityksellä osoitteessa aspo.com/yhtiokokous. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajan oikeuksien käyttämisenä.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Aspo Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 21.3.2024 yhteensä 31 419 779 osaketta ja ääntä. Yhtiön hallussa on tämän kokouskutsun päivänä yhteensä 12 394 omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.
| Yhtiökokouksen tärkeät päivämäärät | |
| Aspon tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, vastuullisuusraportin ja palkitsemisraportin julkaiseminen | 7.3.2024 |
| Kokouskutsun julkaiseminen | 21.3.2024 |
| Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat | 21.3.2024 klo 10 |
| Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä | 2.4.2024 |
| Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys päättyvät | 5.4.2024 klo 16 |
| Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan tulee olla merkittynä yrityksen tilapäiseen osakasluetteloon | 9.4.2024 klo 10 |
| Yhtiökokous | 12.4.2024 klo 10 |
| Osingon täsmäytyspäivä* | 16.4.2024 |
| Osingon maksupäivä* | 23.4.2024 |
| *Aspon hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle |