Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2017

Aspon hallinnointiperiaatteet

Aspon päätöksenteossa ja hallinnossa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperi-markkinalainsäädäntöä ja julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia säännöksiä, Aspo Oyj:n yhtiöjärjestystä sekä Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja määräyksiä.

Aspo noudattaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia, joka on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n sivustolta www.cgfinland.fi.

Tämän selvityksen lisäksi Aspo Oyj on julkaissut erillisen toimintakertomuksen vuoden 2017 toiminnasta tilinpäätös ja vastuullisuusraportti 2017 -julkaisussa.

Konsernin rakenne

Aspo-konsernin emoyhtiö Aspo Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka kotipaikka on Helsinki. Ylin vastuu Aspo-konsernin hallinnosta ja toiminnasta on Aspo Oyj:n toimielimillä, joita ovat yhtiökokous, hallitus ja toimitusjohtaja. Ylintä päätösvaltaa käyttävät osakkeenomistajat yhtiökokouksessa.

Aspo Oyj:n tehtävänä on omistaa, johtaa ja kehittää tytäryhtiöidensä ja muiden konserniyhtiöiden toimintaa, huolehtia keskitetysti konserniyhtiöiden hallinnoimiseen, rahoitukseen ja strategiseen suunnitteluun liittyvistä asioista sekä suunnitella ja toteuttaa taloudellisesti tarkoituksenmukaisia investointeja.

Konsernin operatiivinen liiketoiminta tapahtuu konserniyhtiöissä ESL Shipping Oy, Leipurin Oyj, Telko Oy ja Kauko Oy sekä näiden tytäryhtiöissä kotimaassa ja ulkomailla.

Yhtiökokous

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain yhtiön hallituksen määräämänä ajankohtana ja siinä käsitellään yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaiselle yhtiökokoukselle kuuluvat asiat, osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ja hallituksen ehdotukset sekä mahdolliset muut ehdotukset yhtiökokoukselle. Varsinainen yhtiökokous mm. vahvistaa tilinpäätöksen, valitsee hallituksen jäsenet ja tilintarkastajan, päättää voitonjaosta sekä hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan palkkioista.

Osakkeenomistajalla on oikeus osakeyhtiölain mukaisesti saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää yhtiökokouskutsuun.

Yhtiökokoukset kutsuu koolle Aspo Oyj:n hallitus. Kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan julkistamalla kutsu pörssitiedotteella ja yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään 21 päivää ennen kokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista tiedon yhtiökokouksesta yhdessä tai useammassa sanomalehdessä. Lisäksi seuraavat tiedot julkistetaan yhtiön internet-sivustolla viimeistään 21 päivää ennen yhtiökokousta:

  • osakkeiden ja äänioikeuksien kokonaismäärä osakelajeittain kokouskutsun päivänä
  • yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat
  • hallituksen tai muun toimivaltaisen elimen päätösehdotus
  • asia, joka on otettu yhtiökokouksen asialistalle, mutta josta päätöstä ei ehdoteta tehtäväksi

 

Yhtiökokouksen päätökset julkaistaan kokouksen jälkeen pörssitiedotteella. Yhtiökokouksen pöytäkirja äänestystuloksineen ja päätöksiin liittyvine liitteineen julkaistaan yhtiön internet-sivustolla kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta

Aspossa on pysyvä osakkeenomistajien nimitystoimikunta, jonka tehtävänä on valmistella hallituksen jäsenten valintaa ja palkitsemista sekä hallituksen valiokuntien jäsenten palkitsemista koskevat ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle. Nimitystoimikunta koostuu yhtiön neljän suurimman osakkeenomistajan nimeämistä jäsenistä sekä lisäksi yhtiön hallituksen puheenjohtaja toimii toimikunnan asiantuntijana.

Vuoden 2018 varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotukset tehneeseen nimitystoimikuntaan ovat kuuluneet suurimpien osakkeenomistajien edustajat: Reima Rytsölä, puheenjohtaja (Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma); Veronica Timgren (Nybergin suku mukaan lukien Oy Havsudden Ab); Tapio Vehmas (Vehmaksen suku) ja Mikko Mursula (Keskinäinen eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen). Lisäksi Aspon hallituksen puheenjohtaja Gustav Nyberg on toiminut toimikunnan asiantuntijana.

 

Hallitus

Aspo Oyj:n hallitukseen kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan vähintään viisi ja enintään kahdeksan jäsentä. Jäsenistä ja heidän lukumäärästään päättää yhtiökokous. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Vuoden 2017 varsinaisessa yhtiökokouksessa hallitukseen valittiin kuusi jäsentä. Jäsenten toimikausi päättyy vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Hallitus on päätösvaltainen, kun joko hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna enemmän kuin puolet jäsenistä on paikalla.

Hallituksen tehtävät ja vastuut määräytyvät yhtiöjärjestyksen, osakeyhtiölain ja muun soveltuvan lainsäädännön pohjalta. Aspo Oyj:n hallitus on vahvistanut kirjallisen työjärjestyksen, jonka mukaisesti hallituksen käsiteltäviä asioita ovat mm:

  • Aspo-konsernin strategiset linjaukset ja toimialastrategiat
  • konsernirakenne
  • yhtiökokoukselle esitettävät asiat
  • osavuosikatsaukset ja konsernitilinpäätökset
  • konsernin toimintasuunnitelmat, budjetit ja investoinnit
  • liiketoiminnan laajennukset tai supistukset, yritys- ja liiketoimintakaupat
  • konsernin riskienhallinta-, vakuutus- ja rahoituspolitiikka
  • konsernin ympäristöpolitiikka
  • johdon palkitsemis- ja kannustinjärjestelmät
  • toimitusjohtajan nimittäminen
  • Aspo-konsernin taloudellisen tilanteen ja rahoitustilanteen seuranta

 

Hallitus tekee vuosittain itsearvioinnin toiminnastaan ja työskentelytavoistaan.

Hallituksella oli vuoden 2017 aikana 10 kokousta, joista neljä oli puhelinkokouksia. Kokouksiin osallistumisprosentti oli 100.

 

HALLITUKSEN JÄSENET 31.12.2017

 

Gustav Nyberg

Hallituksen puheenjohtaja vuodesta 2009, hallituksen jäsen vuodesta 2008
Diplomiekonomi, eMBA, kauppaneuvos, s. 1956
Riippuvainen yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista

Aspon osakkeita 31.12.2017: 731 667 kpl, 2,36 % osakekannasta, Oy Havsudden Ab:
3 142 941 kpl, 10,15 % osakekannasta.
Aspon hybridilaina 2016: Oy Havsudden Ab: 1,9 M€
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

Mammu Kaario

Hallituksen jäsen vuodesta 2012, tarkastusvaliokunnan jäsen vuodesta 2012,
tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja vuodesta 2017
Varatuomari, MBA, s. 1963
Riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista

Aspon osakkeita 31.12.2017: 10 000 kpl, 0,03 % osakekannasta.
Aspon hybridilaina 2016: 0,1 M€
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

Mikael Laine

Hallituksen jäsen vuodesta 2016, tarkastusvaliokunnan jäsen vuodesta 2016
Kauppatieteiden maisteri, s. 1964

Riippumaton yhtiöstä ja merkittävista osakkeenomistajista
Strategiajohtaja, Cargotec Oyj 2014–

Aspon osakkeita 31.12.2017: 5 000 kpl, 0,02 % osakekannasta.
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

Roberto Lencioni

Hallituksen jäsen vuodesta 1999, hallituksen varapuheenjohtaja vuodesta 2015
Oikeustieteen kandidaatti, s. 1961
Riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Toimitusjohtaja, Oy Gard (Baltic) Ab 2003–

Aspon osakkeita 31.12.2017: 10 687 kpl, 0,03 % osakekannasta.
Aspon hybridilaina 2016: 0,3 M€
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

Salla Pöyry

Hallituksen jäsen vuodesta 2016, tarkastusvaliokunnan jäsen vuodesta 2016
Kauppatieteiden tohtori, CEFA, s. 1984

Riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Hallituksen puheenjohtaja (toimitusjohtaja), Procurator-Holding Oy 2015–

Aspon osakkeita 31.12.2017: 1 000 kpl, 0,003 % osakekannasta, Procurator-Holding Oy:
470 969 kpl, 1,52 % osakekannasta.
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

Risto Salo

Hallituksen jäsen vuodesta 2008, tarkastusvaliokunnan jäsen vuodesta 2017
Diplomi-insinööri, s. 1951
Riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Hallituksen puheenjohtaja, Hollming Oy 2005–

Aspon osakkeita 31.12.2017: 165 160 kpl, 0,53 % osakekannasta, Ratius Oy 572 kpl, 0,002 % osakekannasta.
Osallistuminen hallituksen kokouksiin: 100 %

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallitus on perustanut tarkastusvaliokunnan, jonka tarkoituksena on mm. valmistella yhtiön taloudellista raportointia ja valvontaa koskevia asioita. Tarkastusvaliokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee päätökset asioista valiokunnan valmistelun pohjalta. Tarkastusvaliokunnan muodostavat puheenjohtaja ja vähintään kaksi jäsentä, jotka hallitus valitsee keskuudestaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus on valinnut tarkastusvaliokunnan puheenjohtajaksi Mammu Kaarion ja jäseniksi Mikael Laineen, Salla Pöyryn ja Risto Salon.

Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on:

  • tilinpäätösraportoinnin prosessin seuranta
  • taloudellisen raportointiprosessin valvonta
  • sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta
  • sisäisen tarkastuksen suunnitelmien ja raporttien käsittely
  • yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvän, taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvauksen käsittely
  • tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteisen tilintarkastuksen seuranta
  • tilintarkastusyhteisön riippumattomuuden arviointi
  • tilintarkastusyhteisön tarjoamien oheispalvelujen arviointi
  • tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen valmistelu


Tarkastusvaliokunta kokoontuu säännöllisesti vähintään kaksi kertaa vuodessa. Vuonna 2017 tarkastusvaliokunta kokoontui neljä kertaa. Kokouksiin osallistumisprosentti oli 100.

Aspolla ei ole tarkastusvaliokunnan lisäksi muita valiokuntia.

HALLITUKSEN PUHEENJOHTAJA

Aspo Oyj:n hallituksen puheenjohtajana on toiminut diplomiekonomi, eMBA Gustav Nyberg (61).

HALLITUKSEN MONIMUOTOISUUS

Aspossa hallituksen monimuotoisuus nähdään olennaisena osana vastuullista toimintaa ja menestystekijänä, joka mahdollistaa strategisten tavoitteiden saavuttamisen. Hallituksen monimuotoisuuden tulee olla osana yhteistyökykyistä ja toimivaa hallitusta, joka pystyy vastaamaan yhtiön liiketoimintojen ja strategisten tavoitteiden asettamiin vaatimuksiin sekä tukemaan ja haastamaan yhtiön toimivaa johtoa ennakoivasti ja rakentavasti.

Hallituksen kokoonpanoa koskevan ehdotuksen varsinaiselle yhtiökokoukselle valmistelee ja tekee Aspon osakkeenomistajien nimitystoimikunta. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ottaa hallituksen kokoonpanoa suunniteltaessa huomioon yhtiön liiketoimintojen tarpeet ja kehitysvaiheet sekä hallituksen valiokuntien edellyttämät osaamisalueet. Hallituksen jäsenten valinnassa tavoitteena on varmistaa, että hallitus kokonaisuutena tukee Aspon nykyisen ja tulevan liiketoiminnan kehittämistä.

Hallituksen puheenjohtaja esittää nimitystoimikunnalle hallituksen jäseneltä vaadittavan osaamisen ja tietotaidon, jotta jäsenellä voidaan olettaa  olevan riittävä asiantuntemus ja kokemus. Nimitystoimikunnan valmistelutyön tavoitteena on varmistaa, että hallitus muodostaa toimivan kokonaisuuden.

Hallituksen monimuotoisuutta tarkastellaan eri näkökulmista. Aspon hallituksen kokoonpanon kannalta olennaisia tekijöitä ovat hallituksen jäsenten toisiaan täydentävä osaaminen, koulutus ja kokemus eri toimialoilta, johtamisesta, eri kehitysvaiheessa olevista liiketoiminnoista sekä jäsenten henkilökohtaiset ominaisuudet. Hallituksen monimuotoisuutta tukee lisäksi kokemus kansainvälisestä toimintaympäristöstä sekä ikä- ja sukupuolijakauman huomioiminen. Tavoitteena on, että hallituksessa on kumpaakin sukupuolta vähintään kaksi jäsentä, mikä on saavutettu.

Aspon hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Hallituskokoonpanon valmistelussa huomioidaan myös pitkän aikavälin tarpeet ja seuraajasuunnittelu. Hallituskokoonpanon ja jäsenten lukumäärän on mahdollistettava hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen.

Aspo omistaa ja kehittää konserniin kuuluvia liiketoimintoja. Liiketoimintojen strategiat valmistellaan ja päätetään tytäryhtiöiden hallituksessa. Tytäryhtiöt ovat toisistaan riippumattomia, ja niillä on omat tavoitteet, erilaiset asiakastarpeet, pääomarakenteet sekä liiketoiminnan syklit. Siksi niissä tarvitaan toisistaan riippumattomat hallitukset, jotka tuovat yritysten kehittämiseen aitoa lisäarvoa. Aspon toimitusjohtaja toimii kaikkien tytäryhtiöiden hallitusten puheenjohtajana. Tytäryhtiöiden hallituksiin haetaan oman alansa huippuasiantuntijoita, jotka ovat edelleen aktiivisesti mukana työelämässä.  Tytäryhtiöiden hallitusten kokoonpanoissa pyritään samaan monimuotoisuuteen kuin Aspon hallituksessa. Tytäryhtiöiden hallitustyöskentely tukee työllään Aspon hallitustyöskentelyn monimuotoisuutta.

Toimitusjohtaja

Aspo Oyj:n toimitusjohtajan valitsee hallitus. Aspon toimitusjohtajana toimii eMBA Aki Ojanen (57). Toimitusjohtaja johtaa ja kehittää konsernin liiketoimintaa ja vastaa operatiivisesta hallinnosta hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Hän esittelee ja raportoi hallitukselle. Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien määräysten mukaisesti ja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtaja toimii myös tytäryhtiöiden hallitusten puheenjohtajana sekä operatiivisena esimiehenä Aspon hallinnolle ja alakonsernien toimitusjohtajille. Hän vastaa lisäksi sisäisestä tarkastuksesta sekä konsernin riskienhallinnasta, joita koordinoi talousjohtaja.

Konsernin johtoryhmä

Toimitusjohtajaa avustaa konsernin johtoryhmä. Konsernin johtoryhmä vastaa Aspo-konsernin strategisen rakenteen kehittämisestä ja yhtiön tuloksesta sekä valmistelee konsernin politiikat ja yhteiset käytännöt. Konsernin johtoryhmään kuuluvat konsernin toimitusjohtaja, talousjohtaja, rahoitusjohtaja, lakiasianjohtaja sekä liiketoimintayksiköiden toimitusjohtajat. Konsernin johtoryhmä kokoontuu vähintään kuusi kertaa vuodessa.

KONSERNIN JOHTORYHMÄN JÄSENET 31.12.2017

Aki Ojanen
Toimitusjohtaja, Aspo Oyj, 2009–
eMBA, s. 1961
Aspon osakkeita 31.12.2017: 30 701 kpl, 0,10 % osakekannasta.

Kalle Kettunen
Toimitusjohtaja, Telko Oy, 2009–
Diplomi-insinööri, MBA, s. 1964
Aspon osakkeita 31.12.2017: 29 529 kpl, 0,10 % osakekannasta.

Sami Koskela
Toimitusjohtaja, Kauko Oy, 2015–9.1.2018
Diplomi-insinööri, s. 1979
Aspon osakkeita 31.12.2017: 15 775 kpl, 0,05 % osakekannasta.

Matti-Mikael Koskinen
Toimitusjohtaja, ESL Shipping Oy, 2013–
Kauppatieteiden maisteri, s. 1972
Aspon osakkeita 31.12.2017: 26 029 kpl, 0,08 % osakekannasta.

Mikko Laavainen
Toimitusjohtaja, Leipurin Oyj, 2016–
Kauppatieteiden maisteri, s. 1973
Aspon osakkeita 31.12.2017: 8 600 kpl, 0,03 % osakekannasta.

Arto Meitsalo
Talousjohtaja, Aspo Oyj, 2009–
Toimitusjohtaja, Aspo Palvelut Oy, 2013–
Vt. toimitusjohtaja, Kauko Oy, 9.1.2018–
Kauppatieteiden maisteri, s. 1963
Aspon osakkeita 31.12.2017: 30 768 kpl, 0,10 % osakekannasta.

Toni Santalahti
Lakiasiainjohtaja, Aspo Oyj, 2017–
Oikeustieteen kandidaatti, s. 1971
Aspon osakkeita 31.12.2017: 8 457 kpl, 0,03 % osakekannasta.

Harri Seppälä
Rahoitusjohtaja, Aspo Oyj, 2008–
eMBA, s. 1964
Aspon osakkeita 31.12.2017: 55 100 kpl, 0,18 % osakekannasta.

Palkitseminen

Johdon ja hallituksen palkat, palkkiot ja muut taloudelliset etuudet on selostettu erillisessä palkka- ja palkkioselvityksessä, joka löytyy osoitteesta www.aspo.fi.

Tilintarkastus

Yhtiöjärjestyksen mukaan varsinainen yhtiökokous valitsee tilintarkastajan, jonka tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajan toimikausi päättyy vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Yhtiökokouksen valitsema tilintarkastaja vastaa tarkastustyön ohjeistuksesta ja koordinoinnista konsernin osalta. Tilintarkastaja antaa yhtiön osakkeenomistajille lain edellyttämän tarkastuskertomuksen vuositilinpäätöksen yhteydessä. Hallitukselle toimitetaan myös tilintarkastajan mahdollisesti antamat muut tarkastuskertomukset.

Vuoden 2017 yhtiökokous valitsi yhtiön tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö Ernst & Young Oy:n. Päävastuullisena tilintarkastajana toimi KHT Harri Pärssinen. EY-ketjuun kuuluville yhteisöille Suomessa ja ulkomailla maksettiin vuonna 2017 palkkioita Aspo-konsernin yhtiöiden tilintarkastuksesta yhteensä noin 246 000 euroa. Lisäksi ostettiin muita palveluita noin 87 000 eurolla.

Sisäinen valvonta

Aspon sisäinen valvonta käsittää liiketoimintaprosesseihin sisäänrakennetun valvonnan, konsernin johtamisjärjestelmän ja koko konsernin kattavan taloudellisen raportoinnin. Sisäinen valvonta on oleellinen osa yhtiön johtamista, riskienhallintaa ja hallintoa.

Sisäisen valvonnan tavoitteena on saada aikaan riittävä varmuus päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta seuraavissa asioissa:

  • toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus sekä pääomien hallinta
  • taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luotettavuus ja eheys
  • lakien, määräysten ja sopimusten sekä eettisten periaatteiden ja yhteiskuntavastuun noudattaminen
  • omaisuuden ja brändien turvaaminen ja vastuullinen hoitaminen

 

Vastuu valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle sekä konsernissa että eri liiketoiminnoissa. Konsernin hallitus on vastuussa osakkeenomistajille ja toimitusjohtaja hallitukselle. Vastuuketju jatkuu läpi koko organisaation siten, että kukin aspolainen vastaa vastuualueensa valvonnasta esimiehelleen. Konserniyhtiöiden controllerit ovat osaltaan valvontavastuussa lainsäädännön ja konsernin ohjeiden noudattamisesta. He raportoivat liiketoimintojen johdon lisäksi konsernin talousjohtajalle. Talousjohtaja raportoi mahdollisista havainnoista toimitusjohtajalle ja hallitukselle. Sisäisen tarkastuksen toiminto tukee konsernin johtoa heidän valvontatehtävässään ja tavoitteena on antaa Aspon hallitukselle riittävä varmuus sisäisen valvonnan toimivuudesta.

Taloudellinen raportointi

Taloudellisen raportoinnin valvonta perustuu liiketoimintaprosessien valvontaan. Taloudelliseen raportointiin käytettävä tieto syntyy liiketoimintaprosessien edetessä ja vastuu tiedon oikeellisuudesta on kaikilla prosessiin osallistuvilla. Talouden raportointiprosessi on hajautettu ja sitä valvoo tarkastusvaliokunta.

Konsernin tilinpäätökset laaditaan IFRS-standardien mukaan, emoyhtiön ja suomalaisten tytäryhtiöiden tilinpäätökset Suomen kirjanpitolain mukaan. Jokainen erillisyhtiö noudattaa kirjanpidossaan sijaintimaan lainsäädäntöä, mutta raportoi tiedot Aspon antaman laskentaohjeistuksen mukaisesti. Yksittäisillä yrityksillä voi olla oma tilipuitteistonsa, mutta niiden tiedot konsolidoidaan yhteistä tilipuitteistoa noudattaen toimialatasolle, jossa niiden oikeellisuus arvioidaan ja siirretään edelleen konsernitasolle. Aspo-konsernin tiedot tarkistetaan ja niiden laatu arvioidaan kuukausittain. Jokaisessa välivaiheessa tiedon laadusta ja sen tuottamisen prosessista vastuussa oleva yksikkö arvioi tiedon oikeellisuutta. Konsernitason tarkistus- ja täsmäytysmekanismit ovat käytössä kvartaalien lisäksi kuukausittain.

Taloudellista raportointia varten konsernilla on käytössä tarvittavat raportointijärjestelmät, jotka on hajautettu ja joiden käytössä noudatetaan sisäisen valvonnan periaatteita. Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan kuukausittain konsernin konsolidointi- ja raportointijärjestelmän avulla. Järjestelmä kattaa toteutuma- ja vertailutietojen lisäksi ajantasaiset ennusteet. Aspon hallitus saa vastaavat raportit käyttöönsä kuukausittain. Hallitus arvioi konsernin tilaa ja tulevaisuutta saamansa tiedon perusteella. Hallitus vastaa tilinpäätöksen sisällöstä ja sen julkaisemisesta.

Vuoden 2017 aikana konsernin raportointijärjestelmä on uusittu, mikä osaltaan parantaa sisäistä valvontaa.

Raportoinnin oikeellisuutta ja prosessien pitävyyttä arvioi tarkastusvaliokunnan lisäksi riippumaton ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö.

Sisäinen tarkastus

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on tukea konsernin arviointia ja varmistusta, joilla todennetaan riskienhallinnan, valvonnan sekä johtamisen ja hallinnon tehokkuutta. Sisäinen tarkastus tukee johtoa ja organisaatiota konsernin päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisen varmistamisessa sekä valvontajärjestelmän toiminnan varmistamisessa ja sen kehittämisessä.

Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet vahvistetaan hallituksen antamissa sisäisen valvonnan periaatteissa. Toiminnan koordinointi kuuluu konsernin talousjohtajalle, ja toiminnon havainnoista raportoidaan toimitusjohtajalle, tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle. Sisäinen tarkastus on organisoitu konsernin kokoa vastaavaksi ja tarvittaessa hankitaan lisäresursseja ja erikoisosaamista vaativien arviointien suorittamiseen. Tavoitteena on suorittaa useita riskilähtöisiä tarkastuksia vuodessa. Tarkastukset perustuvat riskien arviointiin liiketoimintayksiköiden omien riskianalyysien perusteella. Tarkastustyön arvioinnin ja varmistuksen kohteena ovat toimintojen tuloksellisuus ja tehokkuus, taloudellisen ja toiminnallisen raportoinnin luotettavuus, toiminnan lainmukaisuus ja varojen turvaaminen.

Tarkastusvaliokunta seuraa sisäisen tarkastuksen toimintaa ja tehokkuutta säännöllisesti kokouksissaan, sekä käsittelee sisäisen tarkastuksen suunnitelmia ja raportteja.

Riskienhallinta

Riskienhallinnan päämääränä on varmistaa konsernin strategian toteutumista, taloudellisen tuloksen kehittymistä, osakasarvoa, osingonmaksukykyä ja liiketoiminnan jatkuvuutta. Vastuu riskienhallinnasta on liiketoimintojen johdolla. Johto vastaa riittävien toimenpiteiden määrittämisestä, toteuttamisesta sekä toimenpiteiden toteutumisen seurannasta osana normaalia toiminnan ohjausta. Riskienhallintaa koordinoi konsernin talousjohtaja, joka raportoi toimitusjohtajalle.

Tarkastusvaliokunta seuraa riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta, sekä käsittelee riskienhallintatoiminnon suunnitelmia ja raportteja.
Jokaiselle toimialalle on erikseen valmisteltu riskienhallintaohjelma. Liiketoiminnan riskejä ja niiden hallintaa käsitellään säännöllisesti liiketoimintojen johtoryhmissä. Konsernin yhteiset toiminnot huolehtivat siitä, että niiden vastuulla oleviin prosesseihin sisällytetään riittävät riskien arviointi- ja raportointimenettelyt. Tiettyjen riskien osalta riskienhallinnan periaatteet ja keskeisin sisältö on määritelty konsernitason politiikoissa ja ohjeissa. Konsernin hallinto vastaa konsernitason vakuutusohjelmista.

Riskienhallinta perustuu oleellisilta osin edellä esitettyyn sisäisen valvonnan mukaiseen toimintatapaan, jossa vastuuketju ulottuu läpi koko konsernin. Liiketoimintariskien hallinnassa tärkein tekijä on liiketoiminnan syvällinen osaaminen ja niiden työkalujen hallinta, joiden avulla päivittäinen liiketoiminta tapahtuu ja joilla sitä ohjataan. Jokaiselle toimialalle ominaiset riskit tunnistetaan liiketoimintayksiköissä, niitä arvioidaan liiketoimintojen johtoryhmissä ja niistä raportoidaan liiketoimintojen hallituksille sekä tarvittaessa Aspon hallitukselle tai tarkastusvaliokunnalle. Liiketoimintojen hallitusten puheenjohtajana toimii Aspon toimitusjohtaja.

Riskejä arvioidaan jatkuvasti ja niiden hallintaa käsitellään toimialayhtiöiden johdossa. Riskiarvioinnit päivitetään Aspon johtamiskäytännön mukaisesti ja keskeiset tulokset esitetään neljännesvuosittain julkaistavissa osavuosikatsauksissa. Merkittävistä hankkeista tehdään erilliset riskianalyysit. Konsernin kannalta merkittävimmät riskit arvioidaan kerran vuodessa ja tulos raportoidaan toimintakertomuksessa.

Rahoitusriskit ja rahoituksen riskienhallinnan periaatteet ja organisaatio on selostettu tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Sisäpiirihallinto

Aspo-konsernissa noudatetaan Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Aspo Oyj:n johtotehtävissä toimiviin henkilöihin kuuluvat hallituksen ja konsernin johtoryhmän jäsenet. Lisäksi pidetään sisäpiirihankkeiden valmisteluun osallistuvista henkilöistä hankekohtaisia sisäpiirirekistereitä.

Johtotehtävissä toimivat henkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön liikkeeseen laskemilla arvopapereilla 30 vuorokauden aikana ennen osavuosikatsauksen tai tilinpäätöksen julkistamista. Hankekohtaiseen sisäpiirirekisteriin merkityt henkilöt eivät saa käydä kauppaa yhtiön liikkeelle laskemilla arvopapereilla hankkeen voimassaoloaikana.

Sisäpiiriasioiden ohjauksesta ja valvonnasta vastaa konsernin talousjohtaja. Aspo Oyj:n sisäpiirirekisteriä ylläpitää Euroclear Finland Oy.

 

ASPO OYJ
Hallitus

Julkaistu 20.3.2018


Päivitetty: 20.03.2018